HUISHOUDELIJK REGLEMENT Van Zwemvereniging “De Duck” gevestigd te Brielle. Inleiding: Vernieuwing van het huishoudelijk reglement werd noodzakelijk geacht omdat het oude huishoudelijk reglement nauwelijks meer aanpasbaar bleek te zijn. Reden waarom voor een totaal nieuwe opzet is gekozen, mede voor de continuïteit van functies en werkzaamheden. De statuten kregen een vernieuwde vorm op 14 april 1998, de conceptstatuten werden goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering d.d. 4 juli 1997. Voor het behoud van overzicht en leesbaarheid is gekozen voor een indeling in hoofdstukken, in analogie met de statuten, die op zich al een beeld geven, van de structuur van de Vereniging. Indeling: 1.00. Algemeen (Art. 1 t/m 5 v.d. statuten). 2.00. Leden (Art. 6 t/m 11 v.d. statuten). 3.00. Het Bestuur (Art. 12 t/m Art. 16 v.d. statuten). 4.00. Vergaderingen (Art. 17 t/m Art. 20 v.d. statuten). 5.00. Overige (Art. 21 t/m 22 v.d. statuten). 6.00. Slotbepalingen (Art. 23 t/m 24 v.d. statuten).
1.00.Algemeen (artikel 1 t/m 5 v.d. statuten)
1.01. Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten strijdig met de statuten. Een zodanige bepaling is nietig. 1.02. Door de Vereniging dient een zogenaamd draaiboek te worden onderhouden, dat aangeeft wat de jaarlijkse verplichtingen zijn. (zie beleidsplan) 1.03. De ledenadministratie en financiële administratie. · 1. De administratie wordt volledig geautomatiseerd verwerkt. · 2. Van de gebruikte software pakketten dient een kopie elders te worden opgeslagen. · 3. Zowel van de ledenadministratie als van de financiële administratie dient een schaduwbestand (back-up) vervaardigd te worden. · 4. Deze back-ups mogen niet op een en hetzelfde adres worden opgeslagen. · 5. De back-ups mogen niet ouder zijn dan 2 maanden en op het moment van verwerking van de Algemene Ledenvergadering niet ouder zijn dan 1week. 2.00. Leden.(artikel 6 t/m 11 van de statuten) 2.01. Aanvullend op het bepaalde in de statuten geldt dat aanmelding als lid vd vereniging dient te geschieden bij het secretariaat van de vereniging door middel van een aanmeldingsformulier. Meerderjarigen ondertekenen dit formulier persoonlijk, bij minderjarigen ondertekent een der ouders of verzorgers. 2.02. Adreswijzigingen dienen schriftelijk aan het secretariaat van de vereniging te worden gemeld. 2.03. Nieuwe leden van Zwemvereniging “de Duck”, die nog lid zijn van een andere bij de K.N.Z.B. aangesloten verenigingen, dienen zich te laten overschrijven. 2.04. Ieder lid ouder dan 12 jaar is verplicht éénmaal per jaar op aanwijzing van het bestuur of een daartoe aangewezen coördinator te helpen bij één van door de vereniging te organiseren wedstrijden. Van deze verplichting kan het bestuur, na een schriftelijk verzoek, ontheffing verlenen. Hierbij kan het bestuur een door de Algemene Ledenvergadering vast te stellen financiële compensatie opleggen. Bij weigering tot helpen waaronder begrepen het zonder opgave van redenen niet verschijnen, kan het bestuur een tuchtrechtelijke boete opleggen als bedoeld in Art.9, lid 5 van de Statuten. 2.05. De kwartaallijkse contributie voor leden respectievelijk jeugdleden, dient vooraf per vastgestelde periode te worden voldaan. De contributies worden jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering vastgesteld, evenals de minimum bijdrage van de ondersteunende leden. Bij uitzonderingsgevallen beslist het bestuur per geval. (Art. 10, lid 1 t/m3). 2.06. Na ontvangst van de eerste contributie krijgt ieder nieuw lid een clubpas. 2.07. Elk lid heeft het recht mee te doen aan wedstrijden, in welk geval een startvergunning dient te worden aangevraagd. Deze startvergunning is gratis voor leden onder de12 jaar en wordt voor leden van boven de 12 jaar een maal per jaar in rekening gebracht. 2.08. Startgelden voor individuele wedstrijden dienen door de leden zelf te worden voldaan. Voor wedstrijden waarin het verenigingsresultaat geldt zoals o.a. ZRO- en Vereniging competities wordt het startgeld door de club voldaan. 2.09. Verzekeringen (zie ook de tekst in het KNZB adresboek) · 1. Niet-leden,die meedoen aan verenigingsactiviteiten,zijn verzekerd tegen ongevallen. · 2. De vereniging is verzekerd als zij door niet-leden voor schade aansprakelijk worden gesteld. 2.10. Bij tussentijds beëindigen van een lidmaatschap, door welke oorzaak dan ook, vindt geen restitutie van de contributie plaats. De clubpas dient bij opzeggingweer te worden ingeleverd. Beëindigen van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij het secretariaat van de vereniging. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een kwartaal eindigt blijft niettemin de contributie voor het gehele lopende kwartaal alsmede de contributie van de KNZB voor het gehele jaarverschuldigd. 2.11 Opzegging van het lidmaatschap kan slechts met inachtneming van een opzeggingstermijn van 1 maand. Indien in de laatste maand van een lopend kwartaal opgezegd wordt, wordt het lidmaatschap en eventuele contributiebetaling beëindigd aan het eind van de 1e maand van het volgende kwartaal.
3.00.Het Bestuur (artikel 12 t/m 16 v.d. statuten) 3.01. De wijze van samenstelling van het bestuur, de bestuurstaak, de bestuursvergaderingen, de vertegenwoordiging is neergelegd in artikel 12 t/m 16 van de statuten. Aanvullend Hierop gelden de volgende bepalingen: · In de bestuursvergaderingen kan ieder bestuurslid een stem uitbrengen. · Stemmen bij schriftelijke volmacht is toegestaan. 3.02. De Voorzitter heeft als taak:(Art. 13t/m 16). · Het onderhouden van de interne en externe contacten. · De vereniging waar nodig vertegenwoordigen op recepties, etc. · Het bijwonen van vergaderingen. · Het bovenvermelde geldt speciaal ten aanzien van: - Gemeente Brielle en “buur” gemeenten. - K.N.Z.B. en Z.R.O. - Collega-verenigingen. - Dukdalf/Goote etc. - Het leiden van de diverse vergaderingen en het daarin vaststellen van de orde van de dag. Hij/Zij heeft ten alle tijde het recht een vergadering van een commissie bij te wonen en heeft daarin een adviserende stem.
· Het bezoeken van de wedstrijden en het uitreiken van de prijzen van de: - Progressiebekers. - Clubkampioenschappen. · Het bijeen roepen van de Tuchtcommissie. · De voorzitter of, in zijn afwezigheid, één van de leden van het bestuur leidt de vergadering van het bestuur. 3.03.De Secretaris is o.a. verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van bestuursvergadering, alsmede (in samenwerking met de overige bestuursleden) van de Algemene Vergadering (agendering, convocaties, notulen e.d.) De secretaris coördineert de informatie betreffende verenigings- en bestuursactiviteiten in en buiten de vereniging.(Art. 13 t/m 16). De overige taken van de secretaris zijn: · Verzorging van de ledenadministratie. · Verzorging van de ingekomen stukken, telefonische- en Email berichten. · Postbehandeling, c.q. beantwoording. · Dossiervorming van de diverse bescheiden. · Contractenbeheer. · Onderhoud en beheer van verzekeringspolissen. · Opstellen, agenda’s en verzorgen van diverse uitnodigingen van het bestuur en de Algemene Ledenvergadering. · Verslaglegging t.o.v. de vergaderingen en agenda. Verzorging van de notulen. · Verzending van krantjes/mailing. · Bestuurlijke zaken: · Onderhoud van het “Draaiboek”. · Verslaglegging van bestuurlijke zaken. · Presentatieverslag van het Verenigingsjaar. - Bijeenroepen van de wedstrijdcommissies voor het opnemen van de wedstrijdroosters in het“draaiboek” voor de jaarperiode lopend van september tot augustus.
3.04. De Penningmeester is vóór iedere Algemene Ledenvergadering belast met de voorbereiding van de rekening van het afgelopen en de begroting van het komende begrotingsjaar. De penningmeester kan zich laten bijstaan door een tweede penningmeester en/of een financiële commissie. De overige taken van de penningmeester zijn: · De verzorging van de totaalboekhouding. · Medewerking aan de controle per kwartaal. Deze controle wordt gehouden door 2 leden van het Bestuur (1e en 2e penningmeester uitgezonderd). · Verwerking van inkomende acceptgiro’s. · Financiële rapportage. · In samenwerking met het voltallige bestuur: - Financiële analyse: - Budgettering. - Onderhoud vaste activa etc. a. Contributie b. Ontvangsten wedstrijden. c. Bijdragen ondersteunende leden. d. Rente van gelden. e. Subsidies. f. Opbrengsten van acties in de ruimste zin. g. Toevallige baten. h. Ontvangsten sponsoring. i. Ontvangsten oud papier. - investeringen tot ƒ 10.000,00 voor zover geraamd binnen de begroting. - beleggingen. - beoordeling van maandelijkse rapportages. · Bijeenroepen van de financiële commissie. 3.05. Overige bestuurstaken. · Het bestuur vergadert tenminste zes maal per jaar. · Het bestuur of daartoe gemachtigd een der bestuursleden vergadert tenminste eenmaal per jaar met haar vaste commissies. · Het bestuur geeft volmacht aan de door haar benoemde vertegenwoordigers in externe instanties als de Z.R.O. van de K.N.Z.B. en dergelijke. · Het bestuur is bevoegd tot benoeming buiten commissieverband van functionarissen zowel voor een adviserende als uitvoerende taak. 3.06. Taken (overige)bestuursleden/commissarissen.(Art. 13 t/m 16) · Leiding geven en uitvoering van taken aan die commissies, waarvoor zij benoemd zijn. · Rapportage aan het bestuur omtrent de bevindingen en gang van zaken in de desbetreffende commissies. · Verzorging van de schriftelijke verantwoording van geldmiddelen, indien deze door het bestuur aan de commissie zijn toegekend. · Beheer van contanten, wedstrijdprijzen, materialen enz. · Beheer inventaris, kantoorbenodigdheden, etc. (roerende goederen). 3.07. Commissies. · Financiële commissie. o De Financiële commissie wordt door de Algemene Vergadering benoemd (art. 16, lid 3vandestatuten). De commissie, dient haar taak nauwgezet steekproefsgewijs, naar beste weten en kunnen uit te voeren. De commissie brengt verslag uit in de algemene vergadering.(art.16 lid 5van de statuten). De gecontroleerde onderdelen, saldi, bedragen etc., dienen geparafeerd en van datum te worden voorzien. De leden van de financiële commissie zijn tot geheimhouding verplicht inzake alles wat zij uit de hoofde van hun functie weten zulks met uitzondering van mededelingen aan en verantwoording tegenover de leden van de Algemene Ledenvergadering. Het bestuur kan zich doen bijstaan in haar taken door één of meerdere vaste commissies. a. Leden van de vaste commissies worden benoemd door het bestuur voor de tijdsduur van een jaar. Het bestuur is te allen tijde bevoegd commissieleden uit hun functie te ontslaan. Het lidmaatschap van een commissie eindigt derhalve door het verstrijken van de benoemingstermijn alsmede door het beëindigen van het lidmaatschap van de vereniging. Een commissie heeft het recht zich voordoende vacatures ter completering van de betreffende commissies voordracht bij het bestuur in te dienen. Het bestuur deelt de samenstelling van de commissies mee aan de leden van de algemene ledenvergadering. b. Iedere commissie heeft een voorzitter. Ieder bestuurslid heeft tot taak communicatie te onderhouden met de commissies. In deze commissies is het wenselijk, dat een bestuurslid zitting neemt. Commissies, uitgezonderd de financiële commissie, worden benoemd voor de duur van drie jaar. c. Een commissie dient te bestaan uit minimaal 2 en maximaal 7 leden. Geldige commissiebesluiten kunnen slechts worden genomen indien een meerderheid der commissieleden op de vergadering aanwezig is. Het aannemen van commissiebesluiten geschiedt conform het nemen van bestuursbesluiten volgens art. 14 van de statuten d. Commissies vergaderen tenminste twee maal per jaar. Notulen van deze vergadering worden gezonden naar het secretariaat van de vereniging. e. Het bestuur of de Algemene Ledenvergadering kunnen voor speciale doeleinden een commissie benoemen van tijdelijke aard. f. Alle commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Iedere commissie brengt ieder kwartaal verslag uit over zijn werkzaamheden aan het bestuur op een door het bestuur vast te stellen tijdstip. § Tuchtcommissie: de wijze van tuchtrechtspraak is vastgelegd in art. 9 van de statuten. Het maximum van een tuchtrechtelijke boete bedraagt ƒ250,00. (art. 9 lid 5 van de statuten). De maximale schorsingsperiode bedraagt12maanden. (art. 9, lid 6 van de statuten). § Technische Commissies. a. Technische Commissie Polo. b. Technische Commissie Zwemmen § Algemene Commissies. a. Redactie Commissie. De vereniging heeft een verenigingsorgaan “De Spetter”, Het bestuur kan ten allen tijde artikelen plaatsen, die haardienstig voorkomen. Het clubblad verschijnt in beginsel vier maal per jaar en valt onder de verantwoording van het bestuurslid public relations. De redactie bestaat uit tenminste twee meerderjarige leden. b. Activiteitencommissie. Organiseert jaarlijks activiteiten buiten het zwem-en polo gebeuren zoals bijvoorbeeld de barbecue, trainingsweekend, feestavond e.d. Verzorgt de aankoop van eventuele prijzen en medailles. § Fund Raising Commissie.(valt ook onder P.R.). Hieronder valt sponsoring,advertenties, oud-papier e.d. § Commissarissen. De commissarissen vervangen zo nodig de overige bestuursleden en zijn deze behulpzaam bij de uitvoering van hun taak. § Trainers en ploegleiders. Trainers en ploegleiders dienen minimaal te voldoen aan het niveau van zwemleider A, of daarvoor in opleiding te zijn. Trainers worden aangesteld en ontslagen door het bestuur, de hoogte van de trainers vergoeding wordt door het bestuur vastgelegd. Ploegleiders worden door de hoofdtrainer aangewezen en vallen onder diens verantwoording. Trainers dienen in het bezit te zijn van een geldig E.H.B.O. diploma of de cursus reanimatie gevolgd te hebben. Indien de trainer niet in het bezit is van een van beider diploma’s, dient tijdens de training iemand aanwezig te zijn, die deze wel heeft. 3.08. Financiële volmachten/mandaten. Alle uitgaven dienen door het bestuur te worden goedgekeurd. Declaraties kunnen alleen in behandeling worden genomen, dan nadat deze zijn ingediend met een door het bestuur verstrekt declaratieformulier. Uitgaven niet vallende binnen de begroting worden voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. 4.00. Vergaderingen (Art. 17 t/m 20).
4.01. De voorzitter heeft het recht vergaderingen van het bestuur te beleggen zo dikwijls hij dit nodig acht. Op aanvraag van twee andere bestuursleden is hij verplicht binnen acht dagen een bestuursvergadering vast te stellen. 4.02. Besluiten van het bestuur worden genomen zoals vastgesteld in art. 14 van de statuten. 4.03. De voorgeschreven algemene jaarvergadering alsmede buitengewone vergaderingen worden gehouden conform artikel 17 van de statuten. 4.04. De agenda wordt met de uitnodiging voor de vergadering tenminste veertien dagen tevoren aan de leden toegezonden. 4.05. De samenstelling van dealgemene vergadering is geregeld in artikel 19 van de statuten. 4.06. De besluitvorming op de algemene vergadering is geregeld in artikel 19 van de statuten. 4.07. De bevoegdheden van dealgemene vergadering zijn geregeld in artikel 20 van de statuten. 4.07. Voorstellen van de leden voor een algemene vergadering moeten ondertekend door tenminste tien stemgerechtigde leden tenminste zeven dagen voor de vergadering bij het secretariaat bezorgd worden. In dit geval is het bestuur verplicht deze voorstellen aan de agenda toe te voegen. 4.09. Alle vergaderingen eindigen met een rondvraag. 5.00. Overige
5.01. Verzekeringen: Schade door bijvoorbeeld brand, stormen inbraak aan in het zwembad aanwezige eigendommen van de zwemvereniging wordt gedekt door de verzekering van het sportcomplex. 5.02. Aansprakelijkheid: De vereniging aanvaardt, behoudens aansprakelijkheid ingevolge de wet, geen aansprakelijkheid voor ongevallen of letsel, van welke aard dan ook aan een of meer leden of bestuursleden overkomen, of voor schade aan de eigendommen van leden of bestuursleden door diefstal, verlies, beschadiging of op enige andere wijze in hun hoedanigheid als zodanig overkomen. 5.03. Statuten wijziging. Art. 21, lid 1 t/m 6 van de statuten). 5.04. Ontbinding en vereffening. (Art. 22 lid 1 t/m 5). 6.00. Slotbepalingen
6.01. Het huishoudelijk reglement en een exemplaar van de Statuten is voor ieder lid op aanvraag kosteloos bij de Secretaris verkrijgbaar. 6.02. Het huishoudelijk reglement kan gewijzigd worden bij besluit van een Algemene Ledenvergadering met meerderheid van twee derde van het aantal uitgebrachte stemmen. 6.03. Na goedkeuring van het huishoudelijk reglement dienen alle bladzijden van het huishoudelijk reglement door het dagelijks bestuur geparafeerd te worden en te worden voorzien van datum, handtekening en naamvermelding. 6.04. In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. (Art. 23) 6.05. Dit reglement c.q. wijzigingen in dit reglement, treedt, c.q. treden, in werking veertien dagen na aanneming door de Algemene Ledenvergadering.
|